Digitální vlastnoruční podpis již není jen pro velkých

Tomáš Klimeš, Product Sales Manager ANASOFT (spolupracovník společnosti AXEPTO)

I malé a střední firmy mohou dávat zákazníkům podepisovat smlouvy, předávací protokoly, dodací listy či potvrzení o revizích a servisních zásazích digitálně. Zrychlí tím firemní procesy a omezí byrokracii.

Každý, kdo alespoň občas navštěvuje pobočku banky nebo operátora, se už podepisoval na malý sign-pad, který slouží k zaznamenávání podpisového vzoru při uzavírání smluv, případně na ověřování podpisu při potvrzování transakcí.

Telekomunikační firmy i bankovní domy dokonce začínají uvažovat o novém konceptu prodeje. Pracovník by se pohyboval po prodejně, nebo po nákupním centru či po náměstí s tabletem, aktivně by oslovoval zákazníků, prezentoval jim nabídku a následně by s nimi přímo na tabletu i uzavřel smlouvu.

Je přirozené, že technologie pro digitální podepisování začali jako první používat velké společnosti. Jelikož technologie digitálního podpisu je cenově dostupná a dá se jednoduše používat, začínají se dnes o její využití zajímat i menší firmy. Ne pro lepší bezpečnost či vyšší komfort pro klienty, které přesvědčily banky a operátorů. Malé a středně velké firmy láká především možnost zrychlit a zefektivnit procesy.

JAK TO FUNGUJE

Některé současné modely tabletů dokáží zaznamenávat podpis včetně biometrických prvků dotykovým perem na obrazovku a software ho následně umožňuje spojit s libovolným dokumentem, ať už se smlouvou, s objednávkou, nebo třeba s přejímacím protokolem.

Zákazníkovi to připomíná způsob podepisování, na který byl vždy zvyklý. Všechno má před sebou, údaje si může překontrolovat. Rozdíl je pouze v tom, že vlastnoručně nepodepisuje papír, ale elektronický dokument přímo na obrazovce tabletu.

Například obchodník v terénu typicky navštíví zákazníka, odprezentuje mu produkty či služby a vyjasní si jeho představy, aby mu mohl následně poslat na míru ušitou nabídku. Pokud zákazník souhlasí, je třeba se mu dále věnovat a získat od něj objednávku, nebo podpis smlouvy. Teprve pak může následovat fakturace. To vše zvykne trvat několik dní, v horším případě i týdnů, během kterých roste riziko, že klient svůj záměr přehodnotí, případně přijme nabídku od konkurence.

RYCHLEJI A BEZPEČNĚJŠÍ

Digitální podpis umožňuje celý akviziční proces urychlit. V ideálním případě obchodník přímo na schůzce doladí nabídku v tabletě, doplní potřebné údaje a dá zákazníkovi objednávku zda smlouvu ihned podepsat. Podepsaný dokument může z tabletu okamžitě odejít do centrály, kde se spustí návazná procesy – ať už vystavení faktury, nebo třeba objednání zboží ze skladu.

Celý obchodní cyklus se tím urychluje, zlepšuje se cash-flow a eliminuje riziko, že si zákazník svůj zájem rozmyslí resp. zamíří ke konkurenci. Navíc, digitalizace omezuje administrativu, takže obchodníci získávají více času na klienty a snižuje se také chybovost, neboť elektronické dokumenty netřeba přepisovat.

Podobné přínosy může mít digitální vlastnoruční podpis pro servisní firmu, například pro poskytovatele údržby a revizi výtahů, nebo pro přepravní společnost, která rozváží materiál například na stavby. Když převzetí materiálu podepíší řidiči i odběratelé elektronicky, nemůže se stát to co s papíry – že se protokoly ztratí nebo znehodnotí a zákazníků třeba znovu hájit po celé republice.

V SOULADU S LEGISLATIVOU

Vhodný software dokáže podepsané dokumenty uložit do tabletu, nebo je současně synchronizovat se vzdáleným serverem. To znamená, že podepsaný dokument je v bezpečí a pokud je k provedení zboží navázána fakturace, může se ihned začít, což stejně jako v případě obchodní firmy zlepšuje cash-flow. Pokud jsou dokumenty podepsány softwarem, který je kompatibilní s legislativou a umí s ním pracovat písmoznalci, znamená to, že jsou stejně právoplatné, jako kdyby měli písemnou podobu.

Samozřejmě, zavést digitální podepisování nemá smysl ve firmách, které dělají dva-tři projekty ročně, nebo vznikly účelově pro jednu či dvě zakázky. No tradiční obchodní společnosti, firmy poskytující servis, nebo spedice mají stejné priority – uzavřít kontrakt, dodat zboží nebo poskytnout službu a co nejrychleji vystavit fakturu. Nechtějí se zabývat nadbytečnou administrativou, tisknout desítky stran dokumentů, archivovat množství papíru, posílat poštou, nebo ztrácet zbytečně čas a chodit opakovaně za zákazníky se smlouvami či s objednávkami. Digitální vlastnoruční podpis jim v tomto směru výrazně usnadní život.

Publikováno 17.9.2015